Progettare eventi digitali efficaci
Una precisazione importante: non stiamo parlando di meeting su zoom, ma di eventi veri e propri, scanditi da una sapiente regia, una preparazione pre evento, ed un’attività di comunicazione specifica.
Quando si lavora ad un evento digitale, tutto parte dalla definizione degli obiettivi, che determinano sia la tipologia di strumento per la connessione dei relatori e del pubblico, sia l’attività di comunicazione e la relativa strategia.
- Scegliere una metafora guida è un ottimo modo per creare le connessioni tra gli interventi e progettare il design dell’evento.
Obiettivi chiari, eventi partecipati
In questo ultimo anno abbiamo curato numerosi eventi, che hanno sostituito iniziative già programmate e rimandate per via dell’emergenza sanitaria.
Insieme ai nostri clienti e partner, abbiamo definito un nuovo linguaggio con regole specifiche che valgono in ogni fase di un evento: prima, durante e dopo la sua realizzazione.
I risultati che si possono ottenere sono differenti: nel caso di eventi online, trasmessi in diretta sui canali Social, le aziende possono ottenere visibilità, coinvolgendo anche potenziali lead.
Nel caso di eventi ad accesso riservato, è possibile monitorare con maggiore attenzione la partecipazione e il coinvolgimento degli utenti inserendo delle specifiche metriche di valutazione.
Sondaggi in diretta, questionari pre/post evento, ma anche attività da svolgere in preparazione dell’incontro coinvolgendo le risorse dell’azienda. Sono tante le modalità con cui rendere un evento digitale meno “spersonalizzato”.
- Guardando le statistiche degli eventi che abbiamo curato, abbiamo avuto la conferma di quanto possa essere “frammentata” la partecipazione del pubblico social ad un evento digitale: per questo è importantissimo fare in modo che ogni intervento affronti un solo argomento e in un tempo molto breve, in modo da permettere, a chiunque si colleghi, di non avere la sensazione di essersi “perso” qualcosa, ma di poter comunque cogliere il senso dei contributi a prescindere dal momento in cui inizierà a seguire l’evento.
Il team, il primo pubblico degli eventi digitali
Come nel caso di eventi in presenza, anche per gli eventi digitali valgono le stesse regole di ingaggio del pubblico “interno” alle aziende, ovvero il team di collaboratori.
Sopratutto nel caso di eventi pubblici, i collaboratori sono i primi ambasciatori delle nostre attività, pertanto la comunicazione interna (sul tema vi consigliamo la lettura di questo nostro articolo), e la semplice condivisione dell’invito all’evento digitale sono due attività importanti.
Peraltro la stessa fase organizzativa, può diventare un’attività di team building, dove coinvolgere attivamente i collaboratori per la creazione di contenuti da utilizzare durante l’evento (su questo tema abbiamo realizzato diverse attività, scopri le attività di team building tra i nostri progetti)
Prima ancora di pensare agli strumenti di comunicazione per gestire un evento digitale, è più importante infatti ricordarsi di comunicare al primo pubblico dell’azienda, ovvero quello interno.
Questa attenzione permetterà di coinvolgere colleghi e compagni di scrivania, che potrebbero fornire anche spunti utili per migliorare l’evento stesso.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- Una newsletter interna informale e chiara: o in alternativa, un pop-up, o un banner all’interno della piattaforma intranet per invitare i colleghi a prendere parte all’evento digitale.
Abbiamo scritto alcune indicazioni importanti per una buona comunicazione interna, prenditi qualche minuto per questa lettura. - Predisponete un questionario post evento da compilare online, contenente 2/3 domande a scelta multipla e una domanda aperta per raccogliere spunti.
Pre evento: scaldare i motori e coinvolgere il pubblico
La fase che precede l’evento non riguarda solo l’organizzazione operativa (lo storyboard, il contatto con i relatori, la preparazione delle slide.
Possiamo sfruttare questo particolare momento (a partire dalle 3 settimane che precedono la data dell’evento digitale), per coinvolgere il pubblico in attività, anche semplici, da cui possono nascere contenuti (foto, video, audio) da sfruttare per l’evento.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- L’invio di un omaggio da inviare agli ospiti (sopratutto prima di un evento di auguri, o per celebrare un particolare risultato, una ricorrenza speciale)
- Promuovere la partecipazione sui social con post che possano dare piccole anticipazioni, stimolare la curiosità degli spettatori attraverso domande, video, citazioni o piccoli quiz.
Il tutto ovviamente nel rispetto del proprio calendario e piano editoriale. - Creare un evento di anteprima ad accesso riservato: proprio come avviene prima di un grande evento in presenza, è possibile sfruttare il web per creare una specie di “foyer esclusivo”, dove il pubblico può vedere in anteprima alcuni dei contenuti, interagire con gli ospiti, oppure ricevere particolari omaggi associati a delle registrazioni.
Il giorno dell’evento: il sacro rispetto dei tempi
Gli eventi digitali ci impongono di rispettare (in modo quasi maniacale) i tempi.
I nostri clienti lo sanno ma non ci stanchiamo mai di ripeterlo: sintesi, chiarezza e rispetto dei tempi sono gli ingredienti segreti per un buon evento (digitale e non).
Quando i contenuti iniziano a prendere forma e si stabiliscono anche possibili relatori, iniziare dallo storyboard è fondamentale per capire quanto durerà l’intero evento e sopratutto se abbiamo destinato troppo tempo ad alcune attività.
Anche nel caso di un pubblico realmente interessato (ovvero che segua i social su cui viene pubblicato l’evento o che abbia una relazione particolare con l’azienda o il soggetto emittente), l’attenzione e l’interazione del pubblico si concentra perlopiù nei primi 30 minuti.
Per poter rispettare i tempi è importante dare chiara indicazione ai relatori in merito ai tempi dei loro interventi: se è previsto uno slot di 10 minuti, chiedete loro di parlare 8 minuti.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- Create delle domande a cui le persone dovranno rispondere trattando un solo argomento (questa regola vale per tutte le cose in realtà, anche quando dovete scrivere un paragrafo in una email, oppure quando dovete preparare i contenuti per un documento importante, come un bilancio sociale.
- Slide con un solo concetto! Impostate il template della slide con un carattere tra i 30 e i 45 punti: questo vi imporrà di scrivere pochissimo (e soprattutto di rendere le slide leggibili anche per chi vi segue da smartphone).
- Timer: scandire visivamente il tempo aiuta tutti ad entrare nell’ottica che… il tempo è prezioso! Un countodown all’inizio dell’evento, oppure un timer per segnalare (in modo simpatico) ai relatori che è quasi finito lo spazio del loro intervento. È anche possibile sfruttare lo strumento chat, che è disponibile in tantissimi strumenti di regia (a proposito, hai già letto l’articolo in cui parliamo delle piattaforme per gli eventi digitali?)
Nel 2020 Kaleidon ha curato la produzione dei seguenti Eventi digitali:
-
-
- ScuolaBCC formazione Federcasse aprile/giugno 2020
- 1º Forum Digitale Giovani Soci BCC, 2 maggio
- Presentazione bilancio RomagnaBanca, 17/18 giugno
- Borse di studio BCC ImoleseRavennate, 24 giugno
- Assemblea Nazionale Federcasse, 28 luglio
- Assemblea Nazionale Straordinaria Federcasse, 15 settembre
- Iccrea Asvis FEduF 6 ottobre
- Assemblea Nazionale Straordinaria Federcasse, 16 ottobre
- Settimana SRI Federcasse e Gruppi Bancari, 16 novembre
- The Economy of Francesco, Assisi 19-21 novembre
- 2º Forum Digitale Giovani Soci BCC, 28 novembre
- Il Green Deal Europeo, 10 dicembre
- Multifor Qualità e sostenibilità, 11 dicembre
- Presentazione libro Molini, mugnai e Farine, Banca Patavina, 11 dicembre
- Evento augurale con dipendenti BCC Roma, 23 dicembre
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Progettare eventi digitali efficaci
Una precisazione importante: non stiamo parlando di meeting su zoom, ma di eventi veri e propri, scanditi da una sapiente regia, una preparazione pre evento, ed un’attività di comunicazione specifica.
Quando si lavora ad un evento digitale, tutto parte dalla definizione degli obiettivi, che determinano sia la tipologia di strumento per la connessione dei relatori e del pubblico, sia l’attività di comunicazione e la relativa strategia.
- Scegliere una metafora guida è un ottimo modo per creare le connessioni tra gli interventi e progettare il design dell’evento.
Obiettivi chiari, eventi partecipati
In questo ultimo anno abbiamo curato numerosi eventi, che hanno sostituito iniziative già programmate e rimandate per via dell’emergenza sanitaria.
Insieme ai nostri clienti e partner, abbiamo definito un nuovo linguaggio con regole specifiche che valgono in ogni fase di un evento: prima, durante e dopo la sua realizzazione.
I risultati che si possono ottenere sono differenti: nel caso di eventi online, trasmessi in diretta sui canali Social, le aziende possono ottenere visibilità, coinvolgendo anche potenziali lead.
Nel caso di eventi ad accesso riservato, è possibile monitorare con maggiore attenzione la partecipazione e il coinvolgimento degli utenti inserendo delle specifiche metriche di valutazione.
Sondaggi in diretta, questionari pre/post evento, ma anche attività da svolgere in preparazione dell’incontro coinvolgendo le risorse dell’azienda. Sono tante le modalità con cui rendere un evento digitale meno “spersonalizzato”.
- Guardando le statistiche degli eventi che abbiamo curato, abbiamo avuto la conferma di quanto possa essere “frammentata” la partecipazione del pubblico social ad un evento digitale: per questo è importantissimo fare in modo che ogni intervento affronti un solo argomento e in un tempo molto breve, in modo da permettere, a chiunque si colleghi, di non avere la sensazione di essersi “perso” qualcosa, ma di poter comunque cogliere il senso dei contributi a prescindere dal momento in cui inizierà a seguire l’evento.
Il team, il primo pubblico degli eventi digitali
Come nel caso di eventi in presenza, anche per gli eventi digitali valgono le stesse regole di ingaggio del pubblico “interno” alle aziende, ovvero il team di collaboratori.
Sopratutto nel caso di eventi pubblici, i collaboratori sono i primi ambasciatori delle nostre attività, pertanto la comunicazione interna (sul tema vi consigliamo la lettura di questo nostro articolo), e la semplice condivisione dell’invito all’evento digitale sono due attività importanti.
Peraltro la stessa fase organizzativa, può diventare un’attività di team building, dove coinvolgere attivamente i collaboratori per la creazione di contenuti da utilizzare durante l’evento (su questo tema abbiamo realizzato diverse attività, scopri le attività di team building tra i nostri progetti)
Prima ancora di pensare agli strumenti di comunicazione per gestire un evento digitale, è più importante infatti ricordarsi di comunicare al primo pubblico dell’azienda, ovvero quello interno.
Questa attenzione permetterà di coinvolgere colleghi e compagni di scrivania, che potrebbero fornire anche spunti utili per migliorare l’evento stesso.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- Una newsletter interna informale e chiara: o in alternativa, un pop-up, o un banner all’interno della piattaforma intranet per invitare i colleghi a prendere parte all’evento digitale.
Abbiamo scritto alcune indicazioni importanti per una buona comunicazione interna, prenditi qualche minuto per questa lettura. - Predisponete un questionario post evento da compilare online, contenente 2/3 domande a scelta multipla e una domanda aperta per raccogliere spunti.
Pre evento: scaldare i motori e coinvolgere il pubblico
La fase che precede l’evento non riguarda solo l’organizzazione operativa (lo storyboard, il contatto con i relatori, la preparazione delle slide.
Possiamo sfruttare questo particolare momento (a partire dalle 3 settimane che precedono la data dell’evento digitale), per coinvolgere il pubblico in attività, anche semplici, da cui possono nascere contenuti (foto, video, audio) da sfruttare per l’evento.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- L’invio di un omaggio da inviare agli ospiti (sopratutto prima di un evento di auguri, o per celebrare un particolare risultato, una ricorrenza speciale)
- Promuovere la partecipazione sui social con post che possano dare piccole anticipazioni, stimolare la curiosità degli spettatori attraverso domande, video, citazioni o piccoli quiz.
Il tutto ovviamente nel rispetto del proprio calendario e piano editoriale. - Creare un evento di anteprima ad accesso riservato: proprio come avviene prima di un grande evento in presenza, è possibile sfruttare il web per creare una specie di “foyer esclusivo”, dove il pubblico può vedere in anteprima alcuni dei contenuti, interagire con gli ospiti, oppure ricevere particolari omaggi associati a delle registrazioni.
Il giorno dell’evento: il sacro rispetto dei tempi
Gli eventi digitali ci impongono di rispettare (in modo quasi maniacale) i tempi.
I nostri clienti lo sanno ma non ci stanchiamo mai di ripeterlo: sintesi, chiarezza e rispetto dei tempi sono gli ingredienti segreti per un buon evento (digitale e non).
Quando i contenuti iniziano a prendere forma e si stabiliscono anche possibili relatori, iniziare dallo storyboard è fondamentale per capire quanto durerà l’intero evento e sopratutto se abbiamo destinato troppo tempo ad alcune attività.
Anche nel caso di un pubblico realmente interessato (ovvero che segua i social su cui viene pubblicato l’evento o che abbia una relazione particolare con l’azienda o il soggetto emittente), l’attenzione e l’interazione del pubblico si concentra perlopiù nei primi 30 minuti.
Per poter rispettare i tempi è importante dare chiara indicazione ai relatori in merito ai tempi dei loro interventi: se è previsto uno slot di 10 minuti, chiedete loro di parlare 8 minuti.
SU QUESTO TEMA SUGGERIAMO:
- Create delle domande a cui le persone dovranno rispondere trattando un solo argomento (questa regola vale per tutte le cose in realtà, anche quando dovete scrivere un paragrafo in una email, oppure quando dovete preparare i contenuti per un documento importante, come un bilancio sociale.
- Slide con un solo concetto! Impostate il template della slide con un carattere tra i 30 e i 45 punti: questo vi imporrà di scrivere pochissimo (e soprattutto di rendere le slide leggibili anche per chi vi segue da smartphone).
- Timer: scandire visivamente il tempo aiuta tutti ad entrare nell’ottica che… il tempo è prezioso! Un countodown all’inizio dell’evento, oppure un timer per segnalare (in modo simpatico) ai relatori che è quasi finito lo spazio del loro intervento. È anche possibile sfruttare lo strumento chat, che è disponibile in tantissimi strumenti di regia (a proposito, hai già letto l’articolo in cui parliamo delle piattaforme per gli eventi digitali?)
Nel 2020 Kaleidon ha curato la produzione dei seguenti Eventi digitali:
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-
- ScuolaBCC formazione Federcasse aprile/giugno 2020
- 1º Forum Digitale Giovani Soci BCC, 2 maggio
- Presentazione bilancio RomagnaBanca, 17/18 giugno
- Borse di studio BCC ImoleseRavennate, 24 giugno
- Assemblea Nazionale Federcasse, 28 luglio
- Assemblea Nazionale Straordinaria Federcasse, 15 settembre
- Iccrea Asvis FEduF 6 ottobre
- Assemblea Nazionale Straordinaria Federcasse, 16 ottobre
- Settimana SRI Federcasse e Gruppi Bancari, 16 novembre
- The Economy of Francesco, Assisi 19-21 novembre
- 2º Forum Digitale Giovani Soci BCC, 28 novembre
- Il Green Deal Europeo, 10 dicembre
- Multifor Qualità e sostenibilità, 11 dicembre
- Presentazione libro Molini, mugnai e Farine, Banca Patavina, 11 dicembre
- Evento augurale con dipendenti BCC Roma, 23 dicembre
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