Coinvolgi il pubblico e misura l’efficacia del tuo evento online

Continua la nostra “Scuola di Webinar” con altri spunti interessanti per creare eventi online super coinvolgenti. Ora abbiamo chiari gli obiettivi e abbiamo scelto la tecnologia giusta per raggiungerli. Abbiamo contenuti interessantissimi che non vediamo l’ora di far conoscere ad un pubblico più vasto possibile. Non ci resta che scegliere i relatori, coinvolgere il pubblico e infine misurare l’efficacia del nostro evento.

Come scegliamo i relatori?

Si è portati a pensare che i relatori siano l’attrattiva principale di un evento online, ma non è sempre vero. Sicuramente contano di più i contenuti, che non le persone scelte per parlarne e alla fine sono proprio gli argomenti che abbiamo scelto a decretare il successo complessivo dell’evento. 

Creiamo quindi una lista di quanti e quali relatori coinvolgere e domandiamoci se vogliamo coinvolgere membri del nostro team, oppure far parlare alcuni dei nostri clienti. 

Di quale argomento? Quanto spazio vogliamo affidargli rispetto ai relatori esperti?

Ma soprattutto, quanto tempo siamo disposti ad investire per scegliere i relatori? Sì, perché la fase di reclutamento può sembrare impegnativa, ma ciò che richiede maggiori sforzi è poi la gestione. Se abbiamo coinvolto dei giovani relatori, o persone con poca esperienza, dobbiamo mettere in conto il nostro supporto nella realizzazione delle presentazioni, nei tempi da rispettare e tanto altro ancora.

Una volta ingaggiati tutti i relatori, comunichiamo a tutti le tempistiche e le scadenze.

Come coinvolgiamo il pubblico?

Stimoliamo la partecipazione creando l’atmosfera giusta. Riuscirci durante un evento fisico è più facile, farlo in uno spazio virtuale è invece la vera sfida. 

Un suggerimento è quello di inviare un sondaggio preliminare. Si tratta di un’opportunità per raccogliere dati su chi partecipa e su come è venuto a conoscenza dell’evento, che possiamo utilizzare in futuro per scopi di marketing.

Quando invece l’evento è già iniziato, ci sono diversi modi per far interagire il nostro pubblico, come ad esempio le chat, i sondaggi e le Q&A. 

Ricordiamo che i partecipanti al nostro evento sono a tutti gli effetti degli “influencer”, messaggeri del nostro brand. Per questo, alla fine dell’evento sollecitiamo sempre un loro feedback. 

Comunichiamo ovunque e facciamolo spesso

Per l’organizzazione di un evento, che sia online o fisico, la comunicazione è tutto. Internamente dobbiamo comunicare moltissimo rispetto a quanto stiamo facendo insieme al team coinvolto nell’organizzazione, mentre all’esterno dobbiamo promuovere il nostro evento il prima possibile.

Impostiamo un programma di contenuti e rispettiamolo, perché ci aiuterà a rimanere coerenti per tutta la comunicazione dell’evento.

7 strumenti utili per programmare i nostri contenuti:

• lanciamo sondaggi sui social
• inviamo newsletter per informare sui dettagli dell’evento
• aggiorniamo il sito web con tutte le informazioni utili e gli approfondimenti
• spediamo un invito cartaceo per comunicare un “messaggio speciale”
• valorizziamo gli spazi di incontro fisico per informare
• utilizziamo tutti i canali istituzionali per divulgare la nostra comunicazione
• comunichiamo attraverso filmati e pillole video

Come interpretiamo i risultati?

Per capire come è andato l’evento, prendiamo in esame i KPI, gli indicatori di performance.

Negli eventi tradizionali il più importante parametro – e il più facilmente calcolabile – è il numero di partecipanti, mentre l’effetto generale dell’evento si comprende a lungo termine.

Con il digitale certamente il numero di partecipanti rimane un fattore chiave, perché grazie alla tecnologia possono essere molti di più di quanti avrebbero partecipato dal vivo, ma in questo caso valgono più indicatori come:

• l’effettiva partecipazione per tutta la durata dell’evento
• le azioni sulla piattaforma nel corso dell’evento (commenti, apprezzamenti, domande e sondaggi)
• la durata dell’attenzione media, considerando il tempo di collegamento e il mezzo (è più difficile rimanere attenti quando si è connessi)

A conti fatti, i numeri non sono tutto. Ciò che conta veramente è il coinvolgimento delle persone nell’avvicinamento al nostro brand, riconosciuto come autorevole e utile.

Allora il consiglio è quello di puntare più sulla qualità, che sulla quantità: poche persone molto coinvolte, contano di più, che molte persone poco “in sintonia” con quello che stiamo presentando.

Il bello dell’evento online è che ci permette di avere statistiche e tracciamenti che possiamo analizzare con maggiori certezze rispetto agli eventi in presenza. 

Questo è il presente e il futuro della comunicazione. Il nostro consiglio? Non focalizziamoci solamente al singolo evento, piuttosto consideriamo i vari canali di comunicazione con un approccio integrato.

 

E ora mettiti alla prova

Se dovesse servirti una mano il team Kaleidon ed io siamo qui per offrirti la nostra consulenza: commenta l’articolo o contattami via mail

Barbara Montespini