Vi svelo i segreti dei nostri eventi digitali

 

Nel precedente articolo sugli eventi digitali sono partito da molto lontano, addirittura dagli amanuensi, per dimostrare come qualsiasi novità susciti timore soprattutto all’inizio, ma poi nel cambiamento produca risultati inaspettati e belli.

Barbara, poi, in un secondo articolo è entrata nel merito della questione, parlandoci degli obiettivi e delle fasi di un evento digitale.

Ora la mia intenzione è quella di andare ancora più in profondità svelando alcuni segreti del lavoro che abbiamo svolto negli ultimi dodici mesi e che sono anche il frutto di ricerche personali.

Qualcuno ricorderà che lo scorso anno, proprio all’inizio della pandemia, scrissi e condivisi alcuni appunti in merito alle possibili scelte tecnologiche per collegarsi in videoconferenza. Sulla base di questi appunti, la rivista nazionale del Credito Cooperativo fece anche un articolo.

In un anno la crescita in questo settore è stata enorme, sia rispetto all’evoluzione di software già noti, sia per la nascita di nuove tecnologie che nel giro di poco tempo sono diventate dei veri casi di studio, come ad esempio Hopin di cui ho scritto all’inizio di questo 2021 in merito alla sua sbalorditiva ascesa tra le start-up digitali.

Anche se un po’ di cose sono cambiate, evito di riproporvi una recensione di questi strumenti che, come spesso accade, stanno creando tifoserie accanite che mal sopportano le piattaforme usate da altri. Anche io ci sto cascando. Ogni volta che mi propongono di usare Zoom, mi sembra di rivivere quei momenti in cui anni fa, da fan di Apple, mi chiedevano di usare Windows. Di certo chi come me viene dalla grafica, soffre quando “l’occhio non ha la sua parte” e perciò le scelte da me suggerite – a volte imposte – sono state determinate dalle potenzialità grafiche degli strumenti.

Il primo software che abbiamo iniziato ad usare, decidendo di pagare un abbonamento, è stato Whereby.

Ci ha entusiasmato la facilità d’uso, l’immediatezza dei collegamenti generati, diventando subito lo strumento di lavoro con cui ogni mattina tutti noi di Kaleidon ci colleghiamo per organizzare la giornata. Potevamo farlo con Zoom, con Webex, o il vecchio Skype? Certo, ma la cosiddetta User Experience, la buona tenuta e la qualità del segnale hanno portato a questa scelta, sicuramente influenzata anche dalla possibilità di personalizzare le room con sfondi brandizzati: questo ci ha permesso di intravedere delle potenzialità che andavano oltre i normali collegamenti di lavoro.

Abbiamo iniziato ad utilizzare questa piattaforma norvegese per esperienze più importanti, come ad esempio la Scuola Cooperativa di Federcasse, stressandone un po’ le potenzialità e sperimentando sul campo tutti i limiti. Ad esempio il numero massimo di partecipanti di 50 utenti che solo in questi giorni sono stati portati a 100. Più avanti scoprirete che la piattaforma che usiamo per la maggiore, oggi, permette solo 10 utenti, ma capirete anche perché.

Un altro aspetto che abbiamo apprezzato di Whereby è l’essere una piattaforma cosiddetta web-based ovvero che per essere utilizzata è sufficiente un browser qualsiasi, senza dover installare nulla. Benché alcuni software come Zoom o Skype siano diventati uno standard, non sempre è semplice effettuare con serenità e velocità una nuova installazione soprattutto nei computer aziendali in cui non si è autorizzati a modificarne l’assetto e dove perfino un aggiornamento può richiedere l’intervento di un tecnico. In questo senso i software web-based possono avere qualche vantaggio, ma non è certo l’unico motivo per cui la nostra attenzione in questi mesi si è rivolta prima su Whereby o subito dopo su Streamyard, anch’esso web-based, che nel giro di poco tempo è diventato il software che uso quotidianamente per preparare tutti i nostri eventi.

Streamyard

Per rispondere alle reali esigenze di un evento digitale articolato e spettacolare, in una molteplicità di linguaggi fatta di immagini, suoni, tempi, storyboard, musiche, sigle, slide, abbiamo iniziato a sentire la necessaria di un software per gestire una vera e propria regia streaming. Dopo vari test con diverse piattaforme più o meno complesse, come ad esempio OBS, Wirecast o Manycam, la nostra scelta è andata su Streamyard. Nulla a che vedere con i noti e già citati Zoom, Webex, o anche Gotowebinar, poco utili per i lavori e i linguaggi che avevamo in testa. Streamyard ha piuttosto altri software competitor: se la gioca con Streamlabs, Restream, Streamshark, Ecamm, Melon. Non è questa la sede per spiegare nel dettaglio le differenze fra queste piattaforme. Sarebbe necessario un corso vero e proprio, non un articolo. Però è fondamentale avere chiare le differenze con Zoom o Webex. Vediamo se ci riesco con alcune poche descrizioni.

Streamyard è una piattaforma “dittatoriale”…

Ehi scherzo! Non mi permetterei mai di apprezzare qualcosa che mette in dubbio il valore della libertà. È però vero che con questa piattaforma c’è una libertà che viene meno: quella dello spettatore che decide di vedere l’evento secondo alcuni criteri, per esempio “a griglia” con tutte le faccine, oppure dando visibilità solo a chi parla, ecc. ecc.  No, con Streamyard lo spettatore è solo spettatore passivo che guarda ciò che un regista (che potrei essere io) decide di far vedere.

Streamyard è un “teatro”…

o meglio un “palcoscenico” dove possono salire solo gli invitati, al massimo 10 contemporaneamente, anzi 9 perché uno dei posti è occupato sempre dalla regia. Quindi 9 protagonisti, o anche 10 se pure il regista deve intervenire, che si collegano da dove vogliono e appaiono nel numero e nella forma decisa dalla regia.

Streamyard è un “diffusore a reti unificate”…

Il pubblico che giustamente non può salire sul palcoscenico, potrà vedere l’evento in uno dei canali che andremo a scegliere e agganciare alla regia di Streamyard. Quali canali? I più importanti social network: YouTube, Facebook, Linkedin, Twitter, Twitch e con qualche trucco anche Instagram. E se non si vuole “trasmettere” sui social network si pubblica l’evento su una pagina del proprio sito attraverso un apposito servizio chiamato RTMP. In fondo a questa pagina trovate uno schema che riassume questi concetti.

Sento forte il rischio di diventar noioso con troppa teoria e quindi provo a raccontare qualche esempio e magari svelare attraverso la nostra esperienza qualche segreto.

Dopo una serie di esperimenti ed esperienze fatte con Whereby e Streamyard, il primo evento “complesso” per il numero di partecipanti, per la dinamica e il rigore che abbiamo imposto sui tempi, quasi fosse un programma televisivo, è stato il Primo Forum Digitale dei giovani soci, il 2 maggio del 2020, nel pieno della prima ondata della pandemia. Doveva essere un evento in presenza, ma per forza di cose, o rinunciavamo o ci sfidavamo in questa nuova avventura digitale. Il risultato è stato grandioso, pieno di ritorni positivi da parte di tutti i partecipanti e di tutti gli spettatori. Abbiamo capito che valeva la pena proseguire e soprattutto potenziare il servizio.

 

Nel giro di pochissimo tempo ci siamo trovati di fronte a nuove esperienze, in cui ogni volta il livello di complessità aumentava, soprattutto quando ci veniva chiesto di utilizzare strumentazioni professionali di ripresa al posto delle webcam dei computer, per garantire un alto livello qualitativo delle immagini e dell’audio.

Le tre assemblee straordinarie di Federcasse sono state una formidabile palestra sotto vari punti vista. Dare un ritmo “spettacolare” inframezzando la lettura in diretta di un verbale, con slide e video registrati.

Allo stesso tempo garantire la “legalità” con la presenza di un notaio che certificasse i momenti di voto attraverso una piattaforma specifica.

Tutto questo ha rappresentato un altro importante tassello di crescita che insieme ad altri eventi ci ha permesso di arrivare all’evento per noi insuperabile in termini di complessità e soddisfazioni: The Economy of Francesco dal 19 al 21 novembre 2020.

C’è voluta una preparazione di quasi due mesi non solo perché tutto filasse liscio dal punto di vista tecnico, nel coordinare i collegamenti in diretta sparsi nel mondo, ma anche per costruire tutti quei contributi che hanno reso preziose le 3 giornate di 4 ore di streaming ciascuna, con interventi prestigiosi (Papa Francesco, premio nobel Yunus) e musica live.

Esperienze su esperienze che ci hanno permesso di essere oggi presenti sul mercato con una molteplicità di risposte, perché la tipologia di evento digitale va costruita in maniera sartoriale sulle effettive esigenze comunicative, sui motivi che ci spingono a realizzare un evento online professionale che non sembri una “skypata” fra amici o una “zoomata” di lavoro, e gli spettatori alla fine dei curiosi intrusi.

Questo accade quando c’è una regia che coordina tutte le fasi della diretta.

Compiti della regia:

• Collaborare alla creazione storyboard
• Dare le istruzioni ai relatori
• Preparare le parti grafiche (cornici, nomi-sottopancia…)
• Uniformare le slide
• Creare video sigle e siparietti (nomi animati dei relatori)
• Preparare la pubblicazione sui social network del cliente
• Gestire momenti di prova
• Regia della diretta streaming
• Moderare i commenti con un collaboratore
• Fornire i risultati numerici delle presenze a analizzarli.

 

 

Con questi esempi mi auguro di aver dato spunti e informazioni utili, almeno per comprendere la complessità di un lavoro, che in parte abbiamo contribuito ad inventare. È stata forse necessità di un periodo non facile, ma alla fine è stato e ancora sarà sicuramente divertente.

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Walt Valter Toni