Scrivere semplice è una forma di gentilezza

Sempre più spesso ci capita di aiutare le aziende a trovare le parole giuste per raccontarsi e per comunicare internamente. E più ci ritroviamo ad affiancare le aziende in questi percorsi più ci rendiamo conto di quanto ci sia bisogno di un vero e proprio lavoro di traduzione di documenti che descrivono attività molto tecniche (vedi per esempio circolari bancarie, oppure attività di ingegneri e informatici) con parole che tutti possono capire. A cominciare dai clienti e dagli stessi colleghi.

In banca, in azienda, nelle istituzioni siamo abituati a scrivere in burocratese, in linguaggio tecnico. Pensiamo che sia l’unico modo di scrivere per essere puntuali e precisi, per non essere banali. Ma così facendo, non teniamo conto del fatto che i nostri lettori non leggono più come una volta.

Anche i consumatori in generale prediligono i brand che comunicano con semplicità e che offrono esperienze semplici. È facile fare degli esempi di testi che ci spaventano e ci allontanano per la loro complessità.

Un messaggio semplice è

• chiaro: deve essere capito all’istante
• umano: deve parlare di entità fatte di persone che si rivolgono a persone
• utile: non necessariamente deve risolvere grandi problemi ma anche problemi piccoli come far sorridere il lettore

Perché scrivere semplice?

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• Oggi leggiamo in modo diverso. Non leggiamo solo carta stampata. Leggiamo anche su schermo, uno schermo che diventa sempre più piccolo. Le ricerche di eye tracking mostrano che l’occhio si muove sulla schermata formando una F: leggiamo l’inizio con più attenzione e sempre meno andando avanti. Leggiamo prevalentemente sulla sinistra e se l’incipit ci interessa andiamo avanti. Gli occhi si muovono alla ricerca di ciò che ci interessa. Su smartphone addirittura tendiamo a leggere solo ciò che è posizionato al centro.
• Leggiamo in mobilità: quando leggiamo sullo smartphone, la nostra lettura è circondata da un rumore di fondo altissimo. Chi scrive non può aggiungere fatica alla fatica del lettore che legge su uno schermo piccolissimo circondato da un rumore di fondo che distrae. Chi dice che per scrivere contenuti tecnici o complessi rivolti a lettori esperti (come i colleghi, ad esempio nella comunicazione interna) non è necessario usare un linguaggio semplice si sbaglia. Se i vostri lettori conoscono la materia che trattate allora preferiranno poter capire l’informazione il più velocemente possibile. Sono utenti che devono leggere molto e non hanno tempo da perdere con una prosa complicata, se non addirittura ampollosa.

Scrivere semplice è una forma di gentilezza verso il lettore.

• Gli italiani sono sempre meno alfabetizzati, ma più consapevoli. Purtroppo è una dura realtà con la quale dobbiamo fare i conti. Anche per le competenze matematiche siamo messi male, quindi i messaggi contenenti numeri devono essere più semplici. D’altro canto però i lettori sono sempre più abituati ad usare gli strumenti digitali a loro disposizione. Sul web si informano, chiedono, confrontano.
• I social ci hanno abituato a un linguaggio quotidiano. Anche per questo occorre scrivere come se stessimo facendo una conversazione col nostro lettore.
• Ce lo chiede l’algoritmo di Google. BERT è il nuovo sistema che capirà meglio le frasi che scriviamo per cercare le cose online. BERT è l’abbreviazione di Bidirectional Encoder Representations from Transformers, un sistema per l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per trattare automaticamente le informazioni scritte (e parlate) in una lingua naturale, cioè nel modo in cui parliamo comunemente tra di noi. Il sistema prende le parole in una frase e le mette in relazione tra loro, invece di gestirle singolarmente come avveniva finora. I modelli basati su BERT hanno la capacità di prendere in considerazione l’intero contesto in cui è stata utilizzata una parola, ricostruendolo e analizzando le altre parole presenti nella frase – (Fonte Il Post)

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7 regole per scrivere semplice

1. Mai più muri di testo

Alla base della comprensione di un testo c’è la sua legibility. La legibility misura quanto le persone sono in grado di vedere, distinguere e riconoscere i caratteri e le parole nel testo. La leggibilità è quindi determinata principalmente dall’impaginazione del testo e dalla tipografia.

Per esempio colonne di testo della giusta larghezza, con la giusta presenza di spazi bianchi per evitare di creare muri di testo che allontanano il lettore. L’impaginazione delle circolari bancarie è una lavoro che abbiamo svolto negli anni per Iccrea Banca e per tante BCC. Questo piccolo cambiamento ha reso fluida ed efficiente la comunicazione interna.

2. La piramide rovesciata

Abbiamo scomposto la circolare nei suoi elementi fondamentali e stabilito una gerarchia di lettura basandoci sul principio della piramide rovesciata. Oggetto, abstract, destinatari, punti di attenzione del testo, contatti e infine testo esteso.

Mutuato dal giornalismo, lo schema della piramide rovesciata prevede di iniziare un testo con la conclusione (“dopo un lungo dibattito, il parlamento ha votato l’aumento di tasse del 10%”), proseguire con le informazioni più importanti a supporto e concludere dipingendo il contesto. Questa è la piramide rovesciata. I lettori possono fermarsi in ogni momento ma avranno carpito la parte più importante.

Pensate a quanto tempo farete risparmiare ai vostri lettori e quante informazioni in più passeranno utilizzando questo metodo.

3. Più la sintassi è semplice, più il testo è leggibile 

Per essere gentili con i lettori la prima cosa da fare è mantenere una sintassi semplice. La nostra mente non è multitasking e l’ordine in cui le informazioni sono presentate influenza il modo in cui sono elaborate. Se un periodo supera le 50 parole siamo costretti a rileggerlo. Gli incisi, tanti numeri tutti vicini, andirivieni nel tempo, i gerundi: sono tutti ostacoli per la lettura.

Quante parole in una frase per un testo altamente leggibile? Intorno alle 20, massimo 30. Mai superare il limite di 40 parole.

E poi far corrispondere frasi e informazioni: una frase, una informazione.

4. Le parole: concrete, precise quotidiane

Scaricate (è gratis) il Nuovo Vocabolario di base della lingua italiana. Diciamo che Tullio De Mauro ha già fatto per noi il lavoro di selezionare le 7.000 parole della lingua italiana più usate dai parlanti, cioè quelle che ci aiutano a raggiungere il pubblico più ampio. Non ci servono altre parole. Le parole tecniche però vanno mantenute, con l’accortezza di spiegarle la prima volta che compaiono nel testo. Smettiamo di usare parole astratte per darci un tono: non “le attività di formazione” ma la “formazione”.

Una garanzia è una garanzia, come un fido è un fido. Ma nessuno ci costringe a dire “in data odierna” al posto di “oggi”.

5. Verbi forti

Tra le parole più importanti ci sono proprio i verbi, quelli forti. “Effettuare la verifica”, “provvedere all’inoltro”, “procedere all’avvio”, “dare comunicazione”… verbi deboli che hanno bisogno di sostantivi per avere senso. I verbi che dobbiamo usare sono invece forti: verificare, inoltrare, avviare, comunicare. Usiamo verbi deboli perché copiamo esempi sbagliati.

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6. La concisione è amica della chiarezza

Come diceva George Orwell: mai usare una parola lunga quando una corta funziona altrettanto bene e se possiamo togliere una parola, togliamola sempre. Pensiamo agli avverbi che terminano in -mente che occupano a volte una intera riga di uno smartphone. Quanti ne possiamo sostituire con avverbi più brevi? Un esempio: non “frequentemente” ma “spesso”.

7. Rileggere sempre ad alta voce

Il primo feedback per capire se ciò che abbiamo scritto funziona o no, sta nella lettura ad alta voce. Come suona il nostro testo? Se non ci sono inciampi abbiamo fatto un buon lavoro di semplificazione e di chiarezza. A questo punto possiamo iniziare a rendere il testo ancora più gradevole lavorando sul ritmo. Le figure retoriche sono molto utili nei testi brevi. Concentriamoci poi sull’ultima parola. “Lo spazio illumina” quindi anche l’ultima parola di un paragrafo salta all’occhio perché ha dello spazio intorno. Quindi scegliamo una parola bella.

Elvira Pagliuca

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